Cách bắt đầu sử dụng Gmail dành cho doanh nghiệp

Sử dụng email google hiệu quả.

Gmail for Business là gì (G Suite Email)?

Một số lợi ích của email G Suite bao gồm:
 

Sử dụng email google hiệu quả.

So khớp tên miền email của bạn với trang web của công ty với một tên miền tùy chỉnh.
Tận hưởng hỗ trợ kỹ thuật trên đồng hồ bằng điện thoại, email hoặc trực tuyến.
Quảng cáo do Google bảo trợ đã mất.
Lưu nhiều tin nhắn hơn với bộ nhớ đám mây tăng lên-bắt đầu ở mức 30 GB.
Sử dụng các gói khác (như Outlook) làm ứng dụng email.
Đăng nhập một lần để truy cập cả email và các công cụ kinh doanh khác của Google như Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày.
Chia sẻ thông tin lịch giữa nhiều nhân viên.
Hiển thị Biểu trưng trên giao diện Gmail.

> > Xem thêm: Thiết lập email nội bộ doanh nghiệp quan trọng như thế nào?

Tất nhiên, có một vài nhược điểm

Chi phí trong khi G Suite có giá hợp lý, nó không miễn phí. Điều này có thể tạo sự khác biệt cho một số doanh nghiệp rất nhỏ.
Tính quen thuộc nếu bạn hoặc nhân viên của bạn quen thuộc hơn với một công cụ email khác (chẳng hạn như Outlook của Microsoft), có thể có một đường cong học tập.

Một số tình huống mà bạn có thể muốn sử dụng email G Suite thay vì phiên bản miễn phí của Gmail bao gồm:

Bạn đang xây dựng thương hiệu cho doanh nghiệp nhỏ của bạn và điều quan trọng là địa chỉ email của bạn phải khớp với tên miền trang web mới của bạn. Bạn có nhân viên dựa vào email để làm công việc của họ. Bạn muốn họ sử dụng cùng một công cụ để đào tạo dễ dàng hơn. Bạn cần một công cụ email bao gồm hỗ trợ kỹ thuật quanh ngày. Khả năng lưu trữ của các công cụ email miễn phí không đủ cho nhu cầu của bạn. Doanh nghiệp của bạn dựa chủ yếu vào các công cụ G Suite khác như tài liệu, trang tính hoặc trang trình bày và bạn muốn email của mình tích hợp với các công cụ này.

>>Xem thêm: dịch vụ email doanh nghiệp

Làm thế nào để đăng ký tài khoản của riêng G Suite của bạn.

Bây giờ chúng tôi đã thảo luận một số lợi thế và bất lợi khi sử dụng email G Suite (Gmail for Business), đây là lúc để tìm hiểu cách thiết lập tài khoản của riêng bạn bước đầu tiên là đăng ký tài khoản G Suite.

Bước 1. Chọn một lựa chọn gói Trả phí G

Bước đầu tiên để đăng ký email G Suite là quyết định mức độ kế hoạch bạn cần. Có ba cấp độ kế hoạch khác nhau, từ kế hoạch cơ bản đến kế hoạch doanh nghiệp.

Nói chung, hầu hết các doanh nghiệp lớn hơn sẽ muốn chọn kế hoạch doanh nghiệp trong khi các doanh nghiệp vừa và nhỏ có nhiều khả năng chọn kế hoạch cơ bản hoặc Kinh doanh.

Bạn có thể tìm thấy một danh sách của mỗi kế hoạch sử dụng thanh cuộn ở bên phải của màn hình để xem lại các tính năng có sẵn cho mỗi cấp độ của kế hoạch.

Khi bạn đã sẵn sàng, hãy nhấp vào nút bắt đầu. (Người dùng cấp doanh nghiệp sẽ nhấp vào nút liên hệ với chúng tôi.)

Lưu ý: Hướng dẫn này dựa trên kế hoạch ít tốn kém nhất, kế hoạch cơ bản. Các bước được phác thảo dưới đây có thể khác nhau đối với các mức độ kế hoạch khác.

Bước 2. Nhập thông tin hồ sơ kinh doanh

Sau khi bạn chọn mức kế hoạch, màn hình bắt đầu hãy bắt đầu có thể hiển thị nếu bạn đang sử dụng trình duyệt Firefox:

Nếu màn hình bắt đầu, hãy xem lại màn hình. Khi bạn đã sẵn sàng, nhấp vào nút tiếp theo. Bạn sẽ được hỏi một loạt câu hỏi về doanh nghiệp của bạn. Trả lời các câu hỏi và nhấp vào nút tiếp theo để chuyển qua bảng câu hỏi. Đối với người dùng có các trình duyệt khác, bạn sẽ chuyển trực tiếp đến màn hình tiểu sử.

Tên (người đầu tiên và cuối cùng).
Địa chỉ email hiện tại bạn sử dụng tại nơi làm việc.
Tên doanh nghiệp hoặc tổ chức.
Số lượng nhân viên.
Quận / Khu vực.
Khi bạn đã hoàn tất, nhấp vào nút tiếp theo

Bước 3. Chọn một tên miền tùy chỉnh

Sau khi bạn hoàn tất thông tin tiểu sử, màn hình chọn một tên miền sẽ hiển thị:

Chọn giữa việc sử dụng tên miền bạn đã sở hữu hoặc mua một tên miền mới nhấp vào bên trái của một tùy chọn để chọn nó.
Nếu bạn chọn sử dụng tên miền bạn đã sở hữu, màn hình sẽ hỏi tên miền.
Nếu bạn chọn mua tên miền mới, màn hình sẽ hỏi bạn muốn tên miền nào và cung cấp cho bạn một cơ hội để kiểm tra xem liệu nó có sẵn hay không. Bạn cũng được yêu cầu cung cấp thông tin liên hệ miền của bạn.
Lưu ý: Hướng dẫn này dựa trên việc sử dụng một tên miền mà bạn đã sở hữu nếu bạn chọn mua tên miền mới từ Google, các bước dưới đây có thể khác nhau.
Mặc dù hướng dẫn cụ thể cho các trang web cá nhân, nhưng phần lớn các lời khuyên cũng liên quan đến các trang web kinh doanh. Khi bạn hoàn thành việc chọn tên miền, hãy nhấp vào nút tiếp theo.

Bước 4. Chọn một Mật khẩu

Sau khi chọn một tên miền, màn hình Tài khoản G Suite mới của bạn sẽ xuất hiện:
Bắt đầu bằng cách nhập tên người dùng mong muốn và sau đó tạo mật khẩu. (Hãy nhớ thông tin này vì bạn sẽ sử dụng nó mỗi khi bạn truy cập vào tài khoản G Suite).
Nhấp vào liên kết để xem lại thỏa thuận. Nhấp vào hộp kiểm bên trái của liên kết khi bạn đọc nó. Nếu bạn muốn nhận email từ Google, hãy nhấp vào hộp kiểm đó.
Cuối cùng, nhấp vào nút chấp nhận và đăng ký.

Nếu bạn có các tài khoản Google khác, bạn sẽ thấy rằng tên người dùng tài khoản G Suite mới của bạn xuất hiện trong danh sách với các tài khoản đó:Nhấp vào tài khoản G Suite mới của bạn để đăng nhập. Khi bạn đã đăng nhập, màn hình Welcome to your your account sẽ hiển thị. Đọc các điều khoản trên màn hình một cách cẩn thận và nhấp vào nút chấp nhận khi bạn đã sẵn sàng. Nếu bạn nhấp vào biểu tượng người dùng ở góc trên bên phải sau khi đăng nhập vào tài khoản của mình, bạn sẽ nhận thấy một sự khác biệt giữa hồ sơ G Suite của bạn và các hồ sơ Google khác của bạn:

Người dùng G Suite được quản trị viên quản lý
 

Sử dụng email doanh nghiệp theo tên miền.

Kết nối với tài khoản G Suite của bạn

> > Xem thêm: Giải đáp những câu hỏi thường gặp về email hosting

Bây giờ bạn đã đăng ký tài khoản G Suite, bạn cần đảm bảo rằng email và miền của bạn đã được kết nối trước khi bạn có thể truy cập Gmail for Business.

Bước 1. Thiết lập G Suite

Trước khi bạn có thể gửi tin nhắn đầu tiên sử dụng email G Suite, bạn cần phải thiết lập tài khoản G Suite. Để bắt đầu với thiết lập, hãy đi đến URL https://admin.google.com/

Nếu bạn đã đăng nhập vào tài khoản G Suite, màn hình Set Up G Suite sẽ xuất hiện. (Nếu bạn chưa đăng nhập, hãy làm ngay bây giờ.)

Thiết lập màn hình G Suite

Nếu cần, hãy thêm người dùng bổ sung vào tài khoản G Suite của bạn. Các thiết lập tài khoản doanh nghiệp được kiểm tra hết, bởi vì chúng tôi vừa hoàn thành quá trình đó. Chúng tôi đã sẵn sàng để thêm người vào tài khoản G Suite của bạn .

Thêm người dùng vào G Suite

Tên người dùng G Suite sẽ trở thành địa chỉ email G Suite của họ. Ở cấp cơ bản, bạn có thể thêm tối đa mười người dùng. Nhập thông tin cho người dùng đầu tiên bạn muốn thêm và nhấp vào nút Thêm. Tên người dùng bạn thêm sẽ trở thành địa chỉ email của người dùng đó. Tiếp tục thêm người dùng cho đến khi mọi người trong tổ chức của bạn cần địa chỉ email có một. Lưu ý: Hãy nhớ rằng bạn bị tính phí bởi số lượng người dùng. Khi bạn đã thêm tất cả người dùng, hãy nhấp vào hộp kiểm ở cuối màn hình để cho thấy rằng bạn đã hoàn tất. Nhấp vào nút tiếp theo .

Bước 2. Xác minh tên miền của bạn

Nếu bạn chọn sử dụng tên miền mà bạn đã sở hữu, bây giờ bạn sẽ được nhắc xác minh quyền sở hữu tên miền:

Xác minh tên miền

Một cách để xác minh quyền sở hữu tên miền là sử dụng thẻ meta. Phương pháp xác minh đầu tiên là thêm thẻ meta bạn có thể sử dụng phương pháp này hoặc bạn có thể nhấp vào chọn một phương pháp khác để đưa menu thả xuống xuống bằng các phương pháp xác minh khác:

Phương pháp xác minh miền

Bạn cũng có thể xác minh miền của bạn bằng cách thêm một bản ghi lưu trữ hoặc tải lên một tệp HTML. Nhấp chuột vào một phương pháp xác minh để chọn nó trong hướng dẫn này, chúng tôi đã chọn thêm một bản ghi lưu trữ miền.

Quy trình xác minh quyền sở hữu miền thay đổi tùy thuộc vào công ty lưu trữ tên miền

Để có hướng dẫn xác minh tên miền cụ thể cho hàng chục công ty lưu trữ, hãy truy cập trung tâm trợ giúp quản trị viên G Suite thực hiện theo các hướng dẫn cụ thể để xác minh tên miền cho công ty lưu trữ của bạn.

Bước 3. Thiết lập Bản ghi MX của Gmail cho doanh nghiệp

Tiếp theo, bạn cần để hệ thống tên miền của mình biết rằng bạn sẽ sử dụng Google làm máy chủ thư. Để thực hiện việc này, hãy điều chỉnh các hồ sơ trao đổi mail của miền của bạn (bản ghi MX).

Sau khi bạn đã xác minh tên miền của mình, hệ thống sẽ nhắc bạn thay đổi các bản ghi MX: tạo bản ghi MX mới. Thông tin này cần phải khớp với thông tin bản ghi MX tại tài khoản lưu trữ của bạn. Nhập thông tin bản ghi MX từ màn hình này vào thông tin bản ghi MX trên tài khoản lưu trữ của bạn. Một lần nữa, quá trình này thay đổi tùy thuộc vào công ty lưu trữ của bạn. Để có hướng dẫn thiết lập cụ thể cho các công ty lưu trữ khác nhau, hãy truy cập Trung tâm Trợ giúp Quản trị viên G Suite . Thực hiện theo các hướng dẫn cụ thể cho công ty lưu trữ của bạn.

Nhấp vào hộp kiểm khi quá trình tạo bản ghi MX mới hoàn tất dấu nhắc sau sẽ xuất hiện:

Xác nhận xác minh dấu nhắc xác minh xác minh xuất hiện nhấp vào nút tiếp theo để tiếp tục. Bạn được nhắc xác nhận lại sự lựa chọn của bạn về một kế hoạch G Suite. Sau khi bạn làm điều đó, G Suite đăng nhập lại hiển thị: Nhập mật khẩu cho G Suite Email. Nhập mật khẩu email G Suite của bạn và nhấp vào đăng nhập. Nhập mật khẩu của bạn và nhấp vào nút đăng nhập các điều khiển quản trị màn hình hiển thị. Các Admin Console là nơi bạn sẽ quản lý toàn bộ tài khoản G Suite của bạn bây giờ mà nó được thiết lập. Bạn có thể thêm người dùng, cập nhật hồ sơ công ty, xử lý thanh toán và hơn thế nữa. Vì chúng tôi chỉ quan tâm đến email G Suite trong hướng dẫn này nên bây giờ bạn có thể thoát khỏi màn hình này. Hãy chắc chắn để tài khoản G Suite của bạn đăng nhập. Bạn đã sẵn sàng để thực hiện bước tiếp theo thực sự sử dụng email G Suite mới của bạn (Gmail for Business).

Sử dụng Email G Suite
 

Sử dụng email doanh nghiệp theo tên miền.

Bước 1. Truy cập Email doanh nghiệp Gmail của bạn từ thanh địa chỉ cửa sổ trình duyệt của bạn, nhập " gmail.com ". Hộp thư Gmail G Suite mới của bạn tải:

Hộp thư Gmail for Business

Hộp thư đến G Suite của bạn trông giống như bất kỳ hộp thư Gmail nào khác. Như bạn thấy, hộp thư email doanh nghiệp Gmail của bạn trông rất giống bất kỳ hộp thư Gmail nào khác. Ở đầu bạn có ba tin chào mừng mới từ Gmail. Ở dưới cùng, bạn có các liên kết để nhấp vào khi bạn tìm hiểu cách tuỳ chỉnh hộp thư Gmail của bạn cho các nhu cầu của bạn.

Bước 2. Soạn thư Email G Suite đầu tiên của bạn khi bạn đã làm quen với hộp thư đến của mình, bạn đã sẵn sàng soạn thư email đầu tiên. Bắt đầu bằng cách nhấp vào nút Soạn ở góc trên bên trái. Biểu mẫu Thông báo Mới hiển thị:

Biểu mẫu thư mới của Gmail

Nhập tin nhắn của bạn vào biểu mẫu thông báo mới.
Nhập tin nhắn của bạn vào biểu mẫu và nhấp vào nút gửi khi bạn hoàn tất.
Để xem lại hướng dẫn chi tiết về cách tạo và gửi thư Gmail đầu tiên của bạn, hãy nghiên cứu hướng dẫn này:

Cách soạn và gửi Email đầu tiên với Gmail

Nếu bạn sở hữu một doanh nghiệp đang phát triển hoặc nếu bạn là người dùng Gmail nặng, một tài khoản Gmail miễn phí có thể không đủ cho nhu cầu của bạn. Bạn có thể hưởng lợi bằng cách chuyển đổi sang tài khoản email G Suite (Gmail for Business).

Để bắt đầu sử dụng email G Suite, trước tiên bạn cần phải đăng ký G Suite. Quá trình bao gồm việc lựa chọn hoặc mua một tên miền. Nếu bạn chọn sử dụng tên miền bạn đã sở hữu, bạn cần xác minh quyền sở hữu tên miền đó và định cấu hình bản ghi MX để trỏ đến Gmail. Khi quá trình thiết lập G Suite hoàn tất, bạn có thể bắt đầu sử dụng tài khoản email G Suite mới của mình.

Tags: dịch vụ email doanh nghiệp, mua email doanh nghiệp, email doanh nghiệp google, đăng ký email doanh nghiệp, email doanh nghiệp miễn phí, email doanh nghiệp là gì, email theo tên miền, bảng giá email google